จากมือใหม่สู่มือโปร 6 เทคนิคพัฒนาทักษะการสื่อสารที่ใช้ได้จริง

พัฒนาการสื่อสาร ถือเป็นทักษะที่จำเป็นต่อการดำเนินชีวิตในแต่ละวันเป็นอย่างมาก และเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการสร้างความเข้าใจ พร้อมช่วยเชื่อมโยงทางความคิดและความรู้สึกระหว่างกัน ตั้งแต่การสนทนากับคนในครอบครัว ไปจนถึงการพูดคุยกับคนในที่ทำงาน แม้ว่าการสื่อสารอาจดูเหมือนเป็นเรื่องทั่วไป แต่หลายคนกลับเผชิญปัญหาในการพูดคุยอยู่บ่อยครั้ง ซึ่งอาจเกิดได้จากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็น การขาดความมั่นใจ การตีความหมายผิดพลาด การไม่รับฟังอย่างตั้งใจ ตลอดจนความแตกต่างกันทางทัศนคติ ที่ทำให้ข้อมูลเกิดการเปลี่ยนแปลงหรือมีความหมายที่ความคาดเคลื่อนไป ด้วยเหตุนี้ ไทยแลนด์ อิมเมจ อะคาเดมี่ สถาบันพัฒนาภาพลักษณ์และบุคลิกภาพ จะพาทุกคนมาเรียนรู้ 6 เทคนิคพัฒนาทักษะการสื่อสารที่ใช้ได้จริง เพื่อช่วยให้ทุกคนสามารถเชื่อมโยงกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ


 

1. ฟังอย่างตั้งใจ: รากฐานของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ฟังอย่างตั้งใจ ถือว่าเป็นรากฐานที่สำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์ระหว่างเราและผู้อื่นได้เป็นอย่างดี การสื่อสารที่ดียังไม่จำกัดเพียงแต่การพูดให้ชัดเจน แต่ยังรวมถึงการที่เราฟังอย่างตั้งใจ พร้อมพยายามทำความเข้าใจสิ่งที่ผู้อื่นต้องการสื่อสารออกมา เพื่อให้เกิดการโต้ตอบที่ตรงประเด็นและเหมาะสม โดยการฟังอย่างตั้งใจสามารถทำได้ด้วยวิธีดังนี้

• การเข้าใจความหมาย : ผู้ฟังพยายามทำความเข้าใจประเด็นที่ผู้พูดต้องการจะสื่อได้อย่างครบถ้วน รวมถึงสามารถรับรู้ได้ถึงอารมณ์ ความรู้สึก และความหมายที่แฝงมากับความพูดเหล่านั้นได้เป็นอย่างดี

• แสดงความสนใจ : เป็นการให้ความสำคัญในขณะที่ผู้พูดทำการสื่อสาร โดยพยายามละเลยต่อสิ่งรบกวนภายนอก จะช่วยให้ผู้พูดรู้สึกว่าเขากำลังได้รับความสนใจ และสามารถเปิดเผยข้อมูลหรือความรู้สึกของตนเองได้อย่างเต็มที่

• ให้ข้อเสนอแนะที่เหมาะสม : หลังจากการรับฟัง นอกจากการโต้ตอบที่ตรงประเด็นแล้ว ยังสามารถออกความคิดเห็นหรือให้คำแนะนำที่เหมาะสม เพื่อทำให้การสื่อสารเป็นไปในทางที่สร้างสรรค์มากยิ่งขึ้น เช่น การพบเจอกับมุมมองใหม่ ๆ หรือช่วยลดความกังวลใจที่สิ่งที่ผู้พูดกำลังเผชิญ

2. พูดให้ชัดเจนและกระชับ: สื่อสารอย่างตรงจุด

พูดให้ชัดเจนและกระชับ เป็นสิ่งที่มีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการสื่อสาร เพราะนอกจากจะทำให้ผู้ฟังสามารถทำความเข้าใจข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและตรงประเด็นแล้ว ยังป้องกันให้เกิดความสับสนหรือความเข้าใจผิด และอาจทำให้ข้อมูลที่ได้รับมีความคลาดเคลื่อนไปได้

การสื่อสารอย่างมั่นใจและไม่ซับซ้อน ยังเป็นปัจจัยที่สำคัญให้การส่งเสริมให้ผู้พูดดูเป็นบุคคลที่น่าเชื่อถือ ทำให้ผู้ฟังเกิดความเข้าใจ และทำตามคำแนะนำหรือข้อเสนอแนะได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สำหรับวิธีพัฒนาทักษะการพูดสามารถทำตามได้จากวิธีดังต่อไปนี้

• เตรียมข้อมูลการพูด : ก่อนเริ่มการพูดในสถานการณ์ต่าง ๆ โดยเฉพาะการพูดในที่สาธารณะ ควรมีการเตรียมตัวให้พร้อม ทั้งการรวบรวมประเด็นที่ต้องการจะสื่อ เน้นเพียงข้อมูลที่จำเป็นและมีความสำคัญ จะช่วยทำให้เราสามารถสื่อสารได้อย่างตรงจุด และไม่มากเกินความจำเป็น

• ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย : เลือกใช้คำที่เรียบง่าย และตรงไปตรงมา หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์ที่มีความหมายซับซ้อน หรือคำศัพท์ที่เป็นภาษาเฉพาะทางมากจนเกินไป ที่อาจส่งผลให้ผู้ฟังไม่เข้าใจความหมายได้

• แบ่งประเด็นให้ชัดเจน : เมื่อต้องพูดหลายหัวข้อ การแบ่งหัวข้อเป็นสัดส่วน และเรียงลำดับความสำคัญให้เหมาะสม จะช่วยให้ผู้ฟังสามารถเข้าใจในประเด็นที่ผู้พูดต้องการจะสื่อสารได้ดีมากขึ้น

3. ใช้ภาษากายให้เป็น: สื่อสารด้วยท่าทางและสีหน้า

ใช้ภาษากายให้เป็น เป็นการสื่อสารผ่านท่าทาง สีหน้า และอิริยาบทต่าง ๆ เพื่อให้ข้อมูลหรือเนื้อหาที่ต้องการสื่อสารมีความชัดเจน พร้อมทั้งทำให้การสื่อสารมีความเป็นธรรมชาติและเข้าใจได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้การใช้ภาษากายให้เหมาะสมยังช่วยเชื่อมโยงทางอารมณ์ ให้ผู้พูดมีความน่าเชื่อถือ และนำไปสู่การทำให้ผู้ฟังรู้สึกคล้อยตามได้เป็นอย่างดี สำหรับการใช้ภาษากายที่เหมาะสม ประกอบด้วยลักษณะดังต่อไปนี้

• การสบตา : เป็นภาษากายที่บ่งบอกได้ถึงความสนใจ และการให้ความสำคัญกับผู้พูด โดยควรสบตาอย่างพอดี ไม่มากเกินไปจนเกิดความรู้สึกกดดัน จะช่วยทำให้การสื่อสารนั้นมีความจริงใจและเป็นมิตรมากขึ้น

• การแสดงอารมณ์ : หรือการแสดงสีหน้า เช่น การยิ้ม การพยักหน้า จะช่วยส่งเสริมความหมายของคำพูด ช่วยได้สื่อถึงอารมณ์ที่แท้จริง และทำให้ผู้ฟังสามารถเข้าใจความสำคัญของการสื่อสารได้เป็นอย่างดี

• ภาษากายที่สอดคล้องกับคำพูด : เช่น หากพูดถึงเนื้อหาที่เป็นทางการ ควรแสดงท่าทางที่มีความหนักแน่น หรือการพูดถึงเรื่องสนุกสนาน ควรแสดงท่าทางที่สะท้อนได้ถึงความตื่นเต้น เป็นต้น จะทำให้การสื่อสารมีความชัดเจน และผู้ฟังรู้สึกคล้อยตามได้ดี

4. เข้าใจผู้รับสาร: ปรับการสื่อสารให้เหมาะสม

เข้าใจผู้รับสารหรือปรับการสื่อสารให้เหมาะสมกับผู้ฟัง เป็นอีกหนึ่งเทคนิคที่จะช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น การเลือกใช้รูปแบบการสื่อสารโดยคำนึงถึงลักษณะของผู้ฟัง ไม่ว่าจะเป็นประเด็นที่สนใจ ระดับความรู้ รวมถึงความคุ้นเคยในข้อมูล จะเป็นตัวกลางในการเชื่อมโยงระหว่างผู้พูดกับผู้ฟัง ช่วยลดความสับสนในเนื้อหาการพูด ที่อาจส่งผลให้เกิดการตีความที่ผิดพลาดไป สำหรับการทำความเข้าใจผู้รับสาร สามารถเริ่มต้นได้จากรูปแบบดังนี้

• ทำความรู้จักผู้ฟัง : เช่น อายุ เพศ ประสบการณ์ จะเป็นตัวกำหนดได้ว่าผู้พูดควรเลือกวิธีการสื่อสารอย่างไรให้เหมาะสม เพื่อทำให้การสื่อสารและการตีความมีประสิทธิภาพมากที่สุด

• ปรับน้ำเสียงให้เหมาะสม : รวมทั้งเลือกใช้วิธีการสื่อสารให้เหมาะกับลักษณะของผู้ฟัง เช่น กลุ่มวัยรุ่นหรือวัยทำงาน จะช่วยดึงดูดความสนใจ และทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

• จังหวะในการพูด : หากเป็นกลุ่มผู้ฟังที่ยังไม่มีความเข้าใจในเนื้อหา หรือต้องการเวลาทบทวนหรือคิดตาม ควรพูดช้าลง โดยเน้นแต่ประเด็นที่สำคัญ แต่หากผู้ฟังเคยมีพื้นฐานหรือมีความคุ้นเคยในประเด็นนั้น ๆ อาจพูดในจังหวะที่เร็วขึ้น เพื่อป้องกันการสื่อสารที่ยืดเยื้อเกินไป และไม่ดึงดูดใจได้

5. ให้ Feedback อย่างสร้างสรรค์: พัฒนาการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง

ให้ Feedback อย่างสร้างสรรค์ เป็นการกระตุ้นให้เกิดการพัฒนาด้านการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง โดยการให้คำแนะนำหรือการให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ จะช่วยสร้างแรงบันดาลใจ พร้อมเพิ่มความเชื่อมั่นให้กับผู้รับฟังได้อย่างแข็งแกร่ง นอกจากนี้การเลือกใช้คำแนะนำที่สร้างสรรค์ อาจเสริมสร้างทัศนคติเชิงบวก พร้อมเพิ่มพลังและมอบกำลังให้ผู้ฟังสามารถก้าวข้ามผ่านอุปสรรคหรือปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างราบรื่น สำคัญการให้ Feedback อย่างสร้างสรรค์ สามารถเลือกใช้คำที่มีลักษณะดังต่อไปนี้

• มอบคำชมเชย : ผู้พูดสามารถให้คำแนะนำโดยเริ่มต้นจากการให้คำชมเชยที่จริงใจ เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ฟังรู้สึกถึงคำวิจารณ์ ที่อาจทำให้เกิดการปิดกั้นข้อเสนอแนะต่าง ๆ

• เลือกใช้ประโยคเชิงบวก : หรือเลือกใช้คำพูดที่เป็นมิตร เพื่อให้ผู้ฟังรับรู้ได้ถึงแรงสนับสนุน แทนที่จะเป็นประโยคของคำตำหนิหรือคำวิจารณ์เชิงลบ

• แสดงออกถึงความเข้าใจ : การรับฟังอย่างตั้งใจ พร้อมแสดงความเคารพถึงสถานการณ์ที่ผู้ฟังกำลังเผชิญอยู่ จะช่วยให้ผู้ฟังเกิดความไว้วางใจ และเปิดใจรับฟังถึงข้อเสนอแนะได้ดียิ่งขึ้น

• ให้คำแนะนำที่ชัดเจน : เป็นการใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย พยายามหลีกเลี่ยงคำแนะนำที่กว้างเกินไป เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ฟังเกิดความสับสน ที่ส่งผลต่อการลงมือทำตามข้อเสนอแนะนั้น ๆ

6. ฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอ: กุญแจสู่ความเชี่ยวชาญ

ฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอ เป็นการพัฒนาทักษะของตนเองมีความชำนาญขึ้นอย่างต่อเนื่อง การฝึกฝนเป็นประจำจะทำให้เราได้เรียนรู้จุดแข็ง และจุดบกพร่องทางการสื่อสาร ส่งผลให้สามารถปรับปรุงทักษะของตนเองให้ดีขึ้นเรื่อง ๆ พร้อมเสริมสร้างความมั่นใจ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้เราพร้อมรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ได้อย่างมีสติและรอบคอบ
 

สรุป

การพัฒนาการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการเปิดใจรับฟังอย่างตั้งใจ การพูดให้ชัดเจน การเลือกใช้ภาษากายให้เหมาะสม การพยายามทำความเข้าใจผู้พูด การให้ข้อเสนอแนะอย่างสร้างสรรค์ รวมถึงการหมั่นฝึกฝนตนเองอยู่เสมอ จะเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญในการสร้างความเข้าใจ พร้อมช่วยเชื่อมโยงทางความคิดและความรู้สึกระหว่างกัน ตั้งแต่การสนทนากับคนในครอบครัว ไปจนถึงการพูดในที่สาธารณะ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้ผู้ฟังเกิดความเชื่อมั่น และคล้อยตามคำพูดเหล่านั้นได้เป็นอย่างดี